La gestión del tiempo es una habilidad muy útil y valorada dentro de los ambientes de trabajo, y se refiere específicamente al manejo eficiente y efectivo de un bien tan escaso como el tiempo. Una buena gestión del tiempo implica organizar, planificar, priorizar y controlar el uso del tiempo, de manera tal que se puedan cumplir con todas las actividades, obligaciones y responsabilidades, tanto las laborales y sociales como hobbies, compromisos e intereses.
Existen numerosas habilidades, técnicas y herramientas que ayudan a una gestión eficaz del tiempo, cumpliendo con las metas y objetivos previamente fijados. La gestión del tiempo es una habilidad que se considera muy valiosa entre los buenos hábitos de trabajo y las habilidades gerenciales.
Gestión del Tiempo y Planificación de Tareas
Pensar en un sistema de gestión del tiempo que estructure y organice las tareas a realizar para cumplirlas de la manera más eficaz puede ser muy beneficioso para coordinar todas las áreas de la vida. Existen metodologías y herramientas que se utilizan para planificar, priorizar y controlar las actividades con el fin de maximizar la productividad y lograr los objetivos establecidos.
Existen varios métodos de planificación. A continuación, mencionamos algunos de los más populares:
1) Método GTD (Getting Things Done)
Este método creado por David Allen se basa en hacer una lista de todas las tareas y organizarlas en varias categorías, de manera tal que se pueda liberar ese espacio mental. Las categorías pueden ser acciones inmediatas, proyectos a largo plazo o tareas delegadas. De este modo se tiene un sistema de seguimiento confiable.
2) Método Pomodoro
En este método se divide el tiempo de trabajo en bloques de 25 minutos, llamados “pomodoros”, luego de los cuales se toma una pausa. Luego de varios bloques se toma un descanso más largo. Así, se mantiene la concentración y se evita la fatiga mental.
3) Método Eisenhower
Este método es especial para la jerarquización de tareas, ya que se basa en clasificarlas según su importancia y urgencia. Las tareas se organizan en cuatro cuadrantes: importante y urgente, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y no urgente ni importante. Así, las priorizarás y tomarás decisiones más efectivas sobre qué tareas abordar primero.
4) Método Kanban
Este método se basa en la utilización de tableros visuales para organizar las tareas, que dividen en columnas, como «por hacer», «en progreso» y «completado», lo que permite un seguimiento visual del progreso de las tareas y la gestión de flujos de trabajo. Es un método utilizado en la “gestión de proyectos ágiles”.
5) Calendario y agenda
Es la forma más tradicional de organización, mediante el uso de calendarios y agendas puedes asignar fechas y horarios específicos para las tareas, establecer recordatorios, y organizar tus actividades de acuerdo a tus prioridades.
Encontrar un sistema de gestión del tiempo eficaz es una búsqueda personal, ya que tienes que fijarte principalmente de qué modo funcionas mejor: hay quienes necesitan anotar todo en una tradicional agenda de papel, mientras que otras personas prefieren la comodidad de organizar sus responsabilidades mediante herramientas digitales. La clave es encontrar un sistema que se adapte a tu estilo de trabajo y te ayude a ser más productivo y eficiente en el uso de tu tiempo.
Dinámicas de gestión del tiempo
Consisten en las prácticas o metodologías que adoptan las personas para una mejor gestión del tiempo y productividad, es decir, la aplicación de estas herramientas tiene como efecto el orden y la distribución de las tareas, de manera tal que si se siguen aumenta la productividad, ya que se logran todas las tareas en menos tiempo. Asimismo, ayudan a generar conciencia sobre las prácticas ineficientes y brindan herramientas concretas para implementar cambios positivos en el manejo del tiempo.
Algunos ejemplos de dinámicas de gestión del tiempo son:
Análisis de uso del tiempo
En esta primera medida, los participantes llevan un registro de cómo utilizan el tiempo durante un periodo determinado. Luego se evalúan los resultados para ver en qué se desaprovechó el tiempo, y cómo se puede mejorar.
Priorización de tareas
Se confecciona una lista de tareas, luego se reparten entre los participantes. Éstos las jerarquizan según el grado de importancia y de urgencia de cada una. Así, los participantes comprenden la importancia de establecer prioridades claras y la toma de decisiones informadas y pensadas.
Delegación de tareas
Los responsables del grupo confeccionan la lista de tareas a realizar, y deciden cuales de ellas se pueden delegar. De esta manera, se trabaja en la confianza en otros, el trabajo en equipo, y la repartida de tareas de manera igualitaria. Así, se promueve la delegación efectiva y se libera espacio para tareas más críticas.
Gestión del tiempo bajo presión
Esta dinámica consiste en dar a los participantes una serie de tareas a resolver en un corto periodo de tiempo, así, se simulan situaciones de presión, y los participantes aprenden a gestionar el tiempo de manera eficiente para poder llegar a cumplir todos los objetivos cuando se encuentren con plazos ajustados.
Tiempo bloqueado
Se asigna una sola tarea importante y se bloquea el tiempo de la agenda, de manera tal que puedan dedicarle toda la atención y evitar interrupciones.
Estimación del tiempo
Se le entrega a los participantes una lista de tareas que deberán realizar, y se les pide que hagan una estimación del tiempo que les llevará realizarlas. Luego, se compara la estimación con el tiempo real que les llevó, para tenerlo en cuenta en sus futuras organizaciones.
Evaluación de ladrones de tiempo
Se investiga qué puede estar ocasionando distracciones a los participantes, como reuniones innecesarias, mal manejo del correo electrónico, o el uso excesivo del celular. Luego, buscan estrategias para minimizar o eliminar estos ladrones de tiempo.
Planificación basada en metas
Se piensan cuáles son las metas a largo plazo, y qué se debe hacer para llegar a ellas. Así, se propone un plan de acción detallado con plazos e hitos específicos. Esta dinámica ayuda a establecer una visión clara y a mantener el enfoque en las metas más importantes.
La elección de las dinámicas que se van a implementar se verá condicionada por el funcionamiento del grupo, los sectores en donde más se deba trabajar y el contexto en el cual se desarrollan.
Una gestión del tiempo exitosa puede ser difícil de alcanzar, sobre todo porque a veces no se sabe bien por dónde empezar. Las personas tenemos cada vez más obligaciones y responsabilidades que implica dedicarles tiempo. Por eso, establecer rutinas y organizarse es la mejor manera de atacar estos conflictos.
Si igualmente sientes que solo no puedes o que te vendría bien una mirada externa, existen profesionales que pueden ayudarte a encontrar el equilibrio, como por ejemplo coaches especializados, mentores, o psicólogos organizacionales. Asimismo, también puedes encontrar recursos valiosos en libros que abordan la gestión del tiempo y ofrecen consejos, técnicas y estrategias para mejorarla.
Sin embargo, es necesario destacar que independientemente de las metodologías, recursos, profesionales o libros que leas, lo más importante a la hora de obtener una buena gestión del tiempo es el compromiso personal. Si no te comprometes con el mantenimiento de una metodología o rutina, no alcanzarás la organización deseada.
