Para el correcto funcionamiento de una empresa es siempre necesaria la comunicación. Cuando hablamos de comunicación en la empresa estamos haciendo referencia al proceso mediante el cual se intercambian mensajes, información e ideas entre quienes trabajan allí. Es el flujo constante de comunicación que atraviesa a todos los niveles de la organización, ya sean empleados, directivos, clientes, o proveedores; y ocurre en diversos niveles y a través de distintos canales, que pueden ser internos o externos, con el propósito de lograr una operación eficiente y el logro de los objetivos empresariales.
Una comunicación empresarial eficaz es la clave para la construcción de una buena imagen de la organización, fortalece las relaciones con los clientes y socios comerciales, ayuda a mejorar la moral de los empleados, y mantiene la transparencia en la toma de decisiones, lo que facilita la resolución de conflictos internos. La comunicación clara y efectiva minimiza los errores que pueden ocurrir en el ambiente laboral, contribuyendo al éxito general de la empresa.
Importancia de la Comunicación en la Empresa
Una buena comunicación dentro de la empresa es fundamental para su éxito. Tiene impactos sumamente positivos en su funcionamiento. Algunas razones clave por las cuales una comunicación efectiva es esencial son:
Mejora la productividad y eficiencia
Cuando existe una comunicación clara y abierta entre los empleados y los diferentes sectores de la empresa se habilita una mejor coordinación y colaboración en las tareas y proyectos propuestos. De este modo todos están bien informados sobre sus responsabilidades y objetivos, se reducen los malentendidos y los errores, y se obtiene mayor productividad y eficiencia en el trabajo.
Fomenta un ambiente de trabajo positivo
Al tener mejor comunicación, se promueve una cultura organizacional positiva donde los empleados se sienten valorados y escuchados, lo que hace que el ambiente de trabajo sea armonioso y motive a los empleados a cumplir con sus obligaciones y proponer nuevas ideas. Contribuye a una mayor satisfacción laboral y retención de talento.
Facilita la toma de decisiones
Gracias a una comunicación clara y transparente, los líderes de la empresa pueden tomar decisiones informadas y acertadas. Si todos los miembros del equipo tienen acceso a la información más importante, entonces pueden trabajar en ideas, sugerencias o proyectos que mejoren los procesos y resuelvan las problemáticas que se presentan.
Fortalece las relaciones con los clientes
Es importante generar una comunicación clara y directa con los clientes: escuchar y prestar atención a sus necesidades y expectativas proporciona mas herramientas a la empresa para cumplir con los deseos de sus clientes. Así se genera lealtad y confianza.
Reduce conflictos y mejora la resolución de problemas
Para que una empresa funcione bien, es necesario reducir lo más posible los malentendidos y los conflictos. Así, una comunicación abierta y honesta permite abordar los problemas que se presenten con más información, y encontrar soluciones antes de que se intensifiquen.
Impulsa la innovación y la creatividad
Habilitar una comunicación abierta y receptiva propone un espacio seguro para que los empleados participen y contribuyan con ideas innovadoras. Si los empleados se sienten cómodos y seguros compartiendo sus ideas, se estimula la creatividad y surgirán nuevas propuestas.
Mejora la imagen y reputación de la empresa
Cuando una empresa cuenta con una comunicación empresarial clara, coherente y ética construye una reputación sólida y confiable para el exterior, incluidos clientes, socios y medios de comunicación.
Tipos de Comunicación en la Empresa
Existen varios tipos de comunicación dentro de las empresas, dependiendo de los objetivos de cada una. Los dos tipos de comunicación principales son:
1) Comunicación interna
Este tipo comunicación se centra en la interacción entre los miembros de la empresa. Incluye desde la comunicación que desciende desde la alta dirección hacia los empleados y viceversa. También abarca la información que se distribuye de manera horizontal, entre los empleados de posiciones similares.
Esta comunicación se da con la utilización de diversas herramientas y canales que facilitan la circulación de la información y fomentan la interacción entre los empleados y los distintos niveles jerárquicos, como por ejemplo el correo electrónico, la intranet,
aplicaciones de mensajería instantánea, boletines internos, reuniones y conferencias, paneles de anuncios y pizarras, encuestas y cuestionarios, redes sociales internas, herramientas de gestión de proyectos, entre otras.
2) Comunicación externa
Este tipo de comunicación se refiere siempre a las relaciones de la empresa con el mundo exterior, es decir, con clientes, proveedores, socios comerciales, inversores, medios de comunicación y otras partes interesadas externas. La información que circula de esta manera ya no tiene que ver con la comunicación de decisiones que afectan a empleados, las tareas o las condiciones de trabajo, sino que está relacionada con la percepción de la empresa en el mercado. Se utilizan estrategias que incluyen marketing, publicidad, relaciones públicas, comunicados de prensa, y presencia en redes sociales.
Se utilizan herramientas y canales de comunicación muy variados, tales como sitios web, redes sociales, el email marketing, la publicidad digital, las relaciones públicas, eventos y ferias comerciales, comunicados de prensa, blogs y contenido de marca, entre otras.
Actividades para mejorar la Comunicación en una Empresa
Trabajar en la comunicación clara y directa de una empresa es importante porque permite mejorar la colaboración de los empleados, su rendimiento y porque proporciona un ambiente laboral más transparente. Aquí hay una serie de actividades para mejorar la comunicación en una empresa:
Reuniones regulares y transparentes
Es necesario destinar tiempo de las jornadas laborales para mantener reuniones periódicas que mantengan a los empleados informados sobre proyectos, avances y decisiones importantes, como también fomentar estos espacios para que los empleados expresen sus opiniones y hagan preguntas.
Sesiones de capacitación en comunicación
Dar a los empleados la posibilidad de tomar un taller o sesiones de capacitación para mejorar las habilidades de comunicación efectiva mejorará su manera de comunicarse entre ellos y con sus superiores, lo que es una ganancia para resolución de conflictos o propuestas nuevas en el ambiente laboral.
Programa de mentores
Proponer programas de mentoría, en donde los empleados más experimentados puedan guiar y apoyar a los empleados nuevos o menos experimentados en su desarrollo profesional.
Charlas y presentaciones internas
Organizar charlas en las que se invite a líderes y expertos de diferentes áreas a dar presentaciones internas para compartir saberes y conocimientos, a la vez que promuevan la comunicación interdepartamental.
Boletines internos
Puede ser de gran utilidad la creación de boletines internos en los que se publiquen las noticias de la empresa, logros de los equipos, reconocimientos y eventos para que todos los empleados estén enterados.
Buzón de sugerencias
Proponer un espacio anónimo de sugerencias, ya sea físico o en línea, para que los empleados puedan expresarse libremente y ofrecer ideas.
Encuestas de clima laboral
Mantenerse informado periódicamente del clima laboral mediante encuestas es una buena manera de obtener retroalimentación de los empleados sobre la comunicación y otros aspectos de la empresa.
No hay una receta para que la comunicación sea exitosa y efectiva, sino que cada empresa tiene que adaptar los formatos a su cultura y sus necesidades específicas. Hoy en día es muy frecuente ver coaches especializados ayudando a ejecutivos y a equipos de trabajo a crear un espacio claro y directo de comunicación transversal. El objetivo debe ser fomentar una cultura de la comunicación abierta, respetuosa y efectiva que abarque a todos los miembros del equipo en el proceso de transmisión de información.
